Ecosystemen helpen leiders om veranderingen als gevolg van sociale, economische en technologische factoren beter te beheren. Een workforce ecosysteem is een structuur die bestaat uit onderling afhankelijke actoren, van zowel binnen als buiten de organisatie, die samenwerken om zowel de individuele als collectieve doelen na te streven. Een nieuwe benadering als nieuwe oplossing op een nieuw probleem, dus.
Waarom focussen op ecosystemen?
Veel bedrijven experimenteren op verschillende manieren om al hun soorten werknemers goed te beheren. We zagen daardoor de laatste tijd nieuwe managementpraktijken opduiken, schrijven de onderzoekers in MIT Sloan Review. Toch bestaan er weinig of geen best practices van een geïntegreerde aanpak waarbij er zowel strategisch als operationeel te werk gegaan wordt, en waarbij het personeelsbestand interne en externe grenzen overschrijdt. Het managen van niet-geïntegreerde personeelsbestanden blijft dus een groot vraagteken.
De traditionele managementpraktijken bieden ook geen antwoord. Zij blijven georganiseerd rond een personeelsbestand dat enkel bestaat uit een groep vaste werkkrachten die hun werk verrichten volgens een lineair loopbaantraject en op die manier waarde creëren voor hun organisatie. De veranderingen op vlak van aantal, verscheidenheid en het belang van verschillende soorten werkregelingen zijn een kritieke factor in de werking van een onderneming.
De onderzoekers dragen vier redenen naar voor om te focussen op workforce ecosystems, gestuurd door veranderingen en gedreven door technologische, sociale en economische krachten, waar de huidige managementpraktijken onvoldoende een antwoord op bieden. Het onderzoek van MIT suggereert dat ecosystemen voor workforce de hedendaagse leidinggevenden moet in staat stellen om effectiever om te gaan met die veranderingen.
Reden 1: stijging van de niet-werknemers
Uit onderzoek blijkt dat steeds meer bedrijven voor meer dan 25% van het werk afhankelijk zijn van niet-werknemers. Veel bronnen geven aan dat die afhankelijkheid nog zal toenemen. Dat komt onder meer door de toename van platformen die het makkelijker maken om werknemers on-demand in te schakelen. Sommige taken zijn zeer specifiek, waardoor je ook meteen een specifiek profiel nodig hebt. Dat type werk zal naar verwachting ook nog groeien. Daarnaast stijgt ook het aantal hoogopgeleide creatieve of technische werknemers die de voorkeur geven aan bepaalde soorten projecten voor één of meer bedrijven.
Gevolg? Een meerderheid van de bevraagde organisaties geeft aan dat ze onvoldoende of geen proces hebben om de alternatieve werknemers te managen over functionele domeinen. De verscheidenheid in type werknemers vergroot daarbij ook de noodzaak om strategische beslissingen te maken over wie (tijdelijk) in dienst wordt genomen, en de manier waarop. Als een groot deel van de werknemers niet meer vast voor het bedrijf werkt, is het ook steeds moeilijker om de waarden en de cultuur van het bedrijf op één lijn te houden.
Door de workforce ecosystemen kunnen leidinggevenden een geïntegreerde set van keuzes maken over die uitdagingen. Mogelijke vragen die ze zich kunnen stellen om een ecosysteem te creëren: hoe ziet een consistente set managementpraktijken eruit voor het hele workforce ecosysteem? Welke identiteit willen we dat ons workforce ecosysteem uitstraalt? Hoe beslissen we of we het talent en de capaciteiten die we binnen ons personeelsbestand nodig hebben, aantrekken (en in dienst nemen) of van buitenaf benaderen?
Reden 2: het werk verandert
We zien steeds vaker werkverbanden die op specifieke vaardigheden gericht zijn. Die zijn vaak van kortere duur en gebaseerd op een werkverband in team waarbij automatisering en technologie de mensen meer vrijheid geven om op andere zaken te focussen. De functiebeschrijvingen verankeren daarbij nog te veel traditionele managementsystemen. Jaarlijkse evaluaties en eventuele loonsverhogingen gaan er nog vanuit dat werknemers voor een lange tijd in dienst blijven, en dat ze een lineair carrièrepad volgen.
Daarnaast zien we ook dat beloningsstructuren onder druk komen te staan omdat mensen hun verwachtingen tegenover kansen en inkomen toenemen. Bedrijven proberen hiermee om te gaan door intern in te zetten op talent, zodat werknemers zich binnen de organisatie kunnen ontwikkelen, zonder dat ze daarbij extern op zoek gaan naar nieuwe kansen. Hierbij merkt het onderzoek wel op dat de waarde van de interne talentenmarkt beperkt blijft door de bestaande talentvoorraad te behouden en de neiging van de managers om het talent te hamsteren.
Een workforce ecosystem structuur laat organisaties toe om interne markten uit te breiden met externe werknemers. De uitdagingen op gebied van onboarding, veiligheid en prestatiemetingen blijven bestaan. Maar het vermogen van managers om op een geïntegreerde manier een geschikt profiel te zoeken binnen hun werknemersbestand, en doelstellingen te behalen, maakt het de inspanning de moeite waard.
Reden 3: diversiteit en inclusiviteit steeds waardevoller
Een divers en inclusief personeelsbestand leidt tot betere resultaten. Door een workforce ecosysteem op te zetten op basis van digitale samenwerkingstechnologieën kunnen organisaties kandidaten aantrekken die ze anders niet zouden tegenkomen. Bedrijven komen in contact met mensen met verschillende (etnische) achtergronden, vaardigheden en genderoriëntaties door mogelijkheden aan te bieden voor verschillende soorten werknemers. Inclusief korte-termijn-projecten.
Een goed voorbeeld hiervan is een online stageprogramma. Daardoor zijn de geografische beperkingen geminimaliseerd waardoor het bedrijf veel diversere stagiairs aantrekt. Uit die groep van stagiairs kunnen organisaties jarenlang meer diverse werknemers aanwerven. Workforce ecosystemen kunnen dus gebruikt worden om talentenpools op te bouwen die de bedrijven kunnen gebruiken op basis van verschillende projecten.
Reden 4: Workforce management wordt complexer
We zien steeds meer profielen waarvoor bedrijven gebruiken maken van externe krachten. Organisaties hanteren doorgaans afzonderlijke, niet-geïntegreerde benaderingen voor het beheer van interne versus externe medewerkers. Weinig bedrijven hebben een totaal overzicht op hun personeelsbestand omdat de verantwoordelijkheid over interne werknemers bij HR ligt, en die van externe werknemers vooral bij inkoop- en andere afdelingen. Algemeen, op bestuursniveau, blijven vragen over alle werknemers in zijn geheeld dan ook vaak onbeantwoord. Er is vaak niemand die het volledig beeld van het bedrijf kan voorleggen omdat het proces van het in dienst nemen van werkgevers vaak te gedecentraliseerd is. Dat werd pijnlijk duidelijk tijdens de COVID-19-pandemie. Nauwkeurige tellingen van het aantal werknemers waren nog nooit zo noodzakelijk, maar tegelijkertijd was een pasklaar antwoord een groot probleem.
Door met workforce ecosystemen te werken kan het probleem aangepakt worden. Het volledige overzicht van het personeelsbestand moet naar een hoger niveau getild worden, zoals de raad van bestuur en de C-levels. Het stelt leiders in staat om kritieke managementprocessen gecoördineerd in te zetten en het zorgt ervoor dat ze consequent maatregelen kunnen nemen zodat de waarden en normen van het bedrijf toegepast worden op alle werknemers.
Bedrijven die een stapje verder willen gaan, kunnen workforce ecosystemen introduceren die cross-functionele systemen implementeren. Sommige werknemers bieden bijvoorbeeld niet alleen aan hun eigen werknemers ontwikkelingsmogelijkheden aan, maar ook aan de mensen in hun grotere ecosysteemgemeenschap. Daarnaast kunnen bedrijven ook strategische partnerschappen aangaan met arbeidsplatformen, waardoor het beheer van hun totale personeelsbestanden beter wordt geïntegreerd en sneller werkt.
Strategische voordelen
Het is duidelijk: bedrijfsleiders staan voor een cruciale keuze wat betreft hun personeelsbestand. Ofwel gaan ze door met het managen van werknemers en niet-werknemers via verschillende parallelle systemen, ofwel kiezen ze voor een nieuwe, meer holistische benadering die zowel de verschillende soorten werknemers als hun capaciteiten bevat.
Het onderzoek wijst uit dat de workforce ecosystemen veel strategische voordelen hebben. Ze kunnen onderlinge afhankelijkheden tussen alle (niet-) werknemers sneller en beter identificeren en ontwikkelen. Voorzichtigheid is uiteraard belangrijk. Meer bepaald tot arbeidswetgevingen, werknemersvoordelen, diversiteit en inclusie, en organisatiecultuur.
Toch zal een geïntegreerd perspectief een efficiëntere en effectievere samenwerking mogelijk maken. Dat leidt op zijn beurt tot nieuwe perspectieven voor de organisatie. Ecosystemen van het personeelsbestand worden daardoor een blijvende strategische vraag. In plaats van (alleen) te vragen: “Welk personeelsbestand heb ik nodig voor mijn strategie?” stellen workforce ecosystemen leiders in staat om te vragen: “Welke strategie is mogelijk met mijn human capital?”
Het belangrijkste is dat deze manier van werken bedrijfsstrategie én HR-strategie verenigt, dat is dan ook de belofte van workforce ecosystemen. Als de huidige trends doorzetten en niet-werknemers in toenemende mate inhoudelijk werk verrichten in de onderneming, kan het vermogen van bedrijven om te concurreren worden bepaald door hoe goed zij die belofte kunnen waarmaken.
Auteur: Lauren Sadones
