Trees Paelinck (Fairtrade Belgium): “Je moet als voorzitter de ruimte geven aan bestuursleden om de moeilijke discussies te laten plaatsvinden”
Ze is niet zomaar in een bestuurdersrol gerold. Niet ‘van het ene kwam het andere’. Trees Paelinck had de ambitie om in een raad van bestuur te zetelen. De reden voor die ambitie? Ze wou buiten haar dagdagelijkse functie nog méér bereiken, méér impact hebben, meer geven, maar ook meer leren. Paelinck doet vandaag de dag precies dat; ze combineert haar rol als General Manager bij Women On Board met haar voorzitterschap bij Fairtrade Belgium. “Het mooie aan meerdere mandaten en functies hebben, is dat het een wisselwerking wordt. Je leert bij de ene organisatie iets dat je in de andere kan steken. Het verrijkt zichzelf”, zegt ze.
Trees Paelinck is haar carrière begonnen als bedrijfsjuriste. Grote bedrijven als Febelfin en Bpost staan op haar cv. Bij die laatste is ze naast juriste ook een tijdlang HR business partner director geweest. Tot ze in 2016 General Manager werd bij Women on Board, een non-profit die zich inzet om meer vrouwen in bestuurs- en leidersrollen te krijgen. “Ik heb Women on Board leren kennen toen ik in 2015 zelf lid ben geworden, omdat ik graag in een raad van bestuur wou zetelen. Via de non-profit was ik getipt over het nieuws dat Fairtrade op zoek was naar een nieuwe bestuurder. Na een selectieprocedure ben ik in 2015 bestuurslid geworden van de raad van Fairtrade.”
Dat eerste jaar als bestuurder is puur leren, vindt Paelinck. “Je moet de cultuur van de organisatie leren kennen, de geschreven en ongeschreven regels kunnen aanvoelen, maar ook mee zijn met de kern van het bedrijf: de activiteiten, strategie en structuur. Toen ik in 2015 begon, was Fairtrade geen eenvoudige organisatie”, lacht de voorzitter. “Ik heb me dus hard moeten inwerken. Want Fairtrade was enerzijds een vzw, anderzijds een CVBA omdat we op twee domeinen heel actief zijn: sensibiliseren van de maatschappij én het commercialiseren van ons label. Complex, dus. Intussen is die structuur vereenvoudigd.”
Maar dat wil niet zeggen dat het ineens simpel is geworden, want Fairtrade Belgium is natuurlijk onderdeel van een grote internationale organisatie. “Je moet inderdaad rekening houden met een aantal overkoepelende zaken waar elk Fairtrade-lid zich moet aan houden”, zegt Paelinck. “Om een voorbeeld te geven: de structuur van Fairtrade is gebaseerd op basis van gelijk lidmaatschap tussen Noord en Zuid — de verkooporganisaties en producenten —, iets waar je als voorzitter dus altijd rekening moet mee houden.”
“Wat wil een directeur van zijn voorzitter? Wat wil een voorzitter van zijn directeur? Ik vervul beide rollen, ik begrijp beide functies. Dat is een enorm voordeel”
Een constante kruisbestuiving
In haar eerste jaar als bestuurder heeft Paelinck duidelijk de juiste toon gezet, want een jaar later al vroeg de toenmalige voorzitter of zij hem niet wou opvolgen. “Hij had het al afgetoetst met de andere bestuurders, maar ik heb dat zelf ook nog eens gedaan voor ik de functie op mij nam. Ik wou zeker zijn dat het vertrouwen er wel was. Maar ik wou ook eens luisteren hoe de andere bestuurders het zagen om Fairtrade naar een nog hoger niveau te duwen en of het overeenstemde met hoe ik de dingen zag. Ik heb met elk van de bestuurders zo’n interessante gesprekken gehad, dat ik verleid ben geworden om de voorzittersrol aan te nemen”, glimlacht Paelinck.
In datzelfde jaar is Paelinck ook General Manager geworden van Women on Board. Een mooie combinatie van functies, vindt de voorzitter. “Het verrijkt me enorm op verschillende vlakken. Door mijn rol als voorzitter bij de ene en mijn rol als algemeen directeur bij de andere organisatie weet ik heel goed wat beide functies van elkaar verwachten. Wat wil een directeur van zijn voorzitter? Wat wil een voorzitter van zijn directeur? Ik vervul beide rollen, ik begrijp beide functies. Dat is een enorm voordeel”, zegt Paelinck. “Maar ik leer natuurlijk ook nog altijd bij. En dat is het mooie eraan: het is een constante kruisbestuiving. Ik leer bij Fairtrade iets dat ik bij Women on Board kan aanbrengen, of omgekeerd.”
Verschillen zorgen voor inspiratie
Die kruisbestuiving ziet Paelinck niet enkel bij zichzelf gebeuren, maar ook bij de leden van de raad van bestuur van Fairtrade onderling. “Omdat de organisatie zowel een NGO- als commercieel karakter heeft, weerspiegelt zich dat in de profielen van de raad. We hebben een interessante samenstelling: mensen uit de businesswereld en mensen met een NGO-achtergrond. Pas op, dat is niet altijd gemakkelijk”, lacht de voorzitter. “Het is best uitdagend. We hebben bestuurders die er niet mee inzitten om de moeilijke discussies aan te gaan, maar dat heb je nodig. Je moet als voorzitter de ruimte geven om die lastige gesprekken te laten plaatsvinden. Soms zijn die in één gesprek afgerond, soms moet je het verder bespreken in de volgende vergadering. Hoe dan ook, het is net de samenstelling van onze raad die het zo boeiend maakt.”
De raad van Fairtrade is trouwens niet alleen divers op vlak van ervaringen van de leden, maar ook op vlak van gender, leeftijd en culturele achtergrond. “Een vanzelfsprekendheid”, noemt Paelinck een diverse raad van bestuur. “De leeftijden variëren van pakweg veertig tot zestig jaar, we hebben een goede mix van mannen en vrouwen en niet alle bestuurders zijn van Belgische afkomst. Fairtrade is een internationale organisatie met een cultuur die diversiteit prijst, dan zou het wat gek zijn moest je dat niet zien in de raad van bestuur”, zegt de voorzitter. “Die verschillen zorgen er net voor dat je elkaar kunt inspireren, andere perspectieven kan bieden. Iets wat echt wel nodig is in elke organisatie.”
Voor Trees Paelinck is die wisselwerking zien tussen de bestuursleden het mooiste aan haar job. “Als bepaalde bestuurders een idee challengen en de discussie aangaan, maar iedereen op het einde van de rit zich toch achter dezelfde visie kan scharen, dan vind ik dat een van de mooiste momenten die ik als voorzitter kan beleven. Of wanneer je weet dat je als raad van bestuur jouw CEO hebt kunnen steunen in iets dat een positieve impact heeft op het team of de organisatie. Dat is ook zoiets mooi om te zien gebeuren: dat we als raad van bestuur de CEO de nodige informatie, tips of zelfs ruimte hebben kunnen geven waardoor hij nog beter kan presteren.”
“Voor mij is de samenwerking met onze CEO de reden van het succes van de afgelopen vijf jaar. Dat wérkt gewoon. Dat gaat vlot. En die goede samenwerking tussen het management en de raad van bestuur straalt af op de hele organisatie.”
Een tandem met de CEO
Een boeiende raad van bestuur met leden die aan elkaar gewaagd zijn; Trees Paelinck is duidelijk erg tevreden met de groep bestuursleden die aan haar tafel zitten. Diezelfde tevredenheid is te horen wanneer ze spreekt over het senior management, en meer specifiek de CEO. “Ik was pas voorzitter toen we al een nieuwe CEO moesten zoeken. Na een goed georganiseerde zoektocht kwamen we terecht bij Nicolas Lambert. De klik was er meteen, dat voelden we al in ons eerste gesprek. We hebben op persoonlijk vlak een aantal dingen gemeenschappelijk. Hij is net als ik grootgebracht in een groot gezin, bijvoorbeeld. We hebben evengoed dingen waarin we verschillen, maar het zijn zaken waarvan we voelden dat we er mekaar konden in versterken. We zijn complementair aan elkaar.”
Het goede gevoel van het eerste gesprek heeft zich alleen maar doorgetrokken in de verdere samenwerking tussen CEO en voorzitter. “We zijn een tandem. Voor mij is de samenwerking met Nicolas de reden van het succes van de afgelopen vijf jaar. Dat wérkt gewoon. Dat gaat vlot. En die goede samenwerking tussen het management en de raad van bestuur straalt af op de hele organisatie. Als ik waardering krijg over Fairtrade, dan kan ik dat altijd terugleiden naar de samenwerkingen. Fijn is dat.”
De CEO is ook diegene met wie Paelinck zal gaan praten als ze het even niet meer weet als voorzitter. “Twijfel en onzekerheid zijn normaal. Praten is dan het belangrijkste. Ik praat met de bestuurders, uiteraard, maar vooral ook met onze CEO. Gesprekken met anderen zorgen altijd voor nieuwe ideeën. Soms hoor je wat je wilt horen en krijg je bevestiging, soms hoor je iets anders en krijg je een nieuw inzicht”, vertelt Paelinck. Maar ze vraagt niet alleen een luisterend oor aan de raad of het management, Paelinck geeft het vooral zelf ook. “Ik ben het type persoon dat altijd de telefoon opneemt”, glimlacht ze. “Ik ben makkelijk bereikbaar als voorzitter, ook voor informele gesprekken. Want ik vind het belangrijk om naast al die formele contactmomenten met de bestuursleden en de CEO ook persoonlijke gesprekken te kunnen voeren met elkaar. Dat maakt het vertrouwen in elkaar alleen maar groter.”
“De medewerkers waren tijdens COVID-19 het hoogste punt op onze agenda bij elk contactmoment van de raad. De vraag ‘hoe gaat het met het team?’ is elke keer als eerste gesteld.”
Onzekerheid een kader geven
Trees Paelinck spreekt met veel enthousiasme over haar voorzittersrol bij Fairtrade. Wat niet wil zeggen dat het altijd even eenvoudig is geweest de afgelopen jaar. Haar moeilijkste moment als voorzitter? Paelinck wijst meteen met de vinger naar de COVID-19-pandemie. “Vooral het eerste deel van de pandemie was moeilijk. Alles werd gesloten, er heerste grote onzekerheid op zoveel verschillende vlakken, we hadden geen idee wat de consument zou doen of wat de impact zou zijn op de producenten van onze bananen, koffie en cacao. Er kwam dingen op ons af waar we nog nooit mee geconfronteerd waren, dus het was echt een kwestie van in de gaten houden hoe alles van dag tot dag evolueert.”
De raad van bestuur is in die periode vaker samengekomen om een aantal scenario’s uit te werken. “We hebben verschillende scenario’s bekeken en uitgewerkt volgens de context die we op dat moment kenden. Op die manier probeerden we ons toch wat voor te bereiden op iets waar je eigenlijk geen voorbereidingen kon voor treffen. Maar het gaf in die periode van onzekerheid tenminste een beetje een kader”, vertelt Paelinck. “Het team is natuurlijk ook vaak ter sprake gekomen tijdens onze vergaderingen. De medewerkers waren zelfs het hoogste punt op onze agenda bij elk contactmoment van de raad. De vraag ‘hoe gaat het met het team?’ is elke keer als eerste gesteld.”
In momenten van crisis heeft de voorzitter geen onbelangrijke taak, iets wat Paelinck ook meteen voelde. “Als voorzitter ben je toch diegene die mensen moet kunnen geruststellen. Mijn instinct was om meteen iedereen, van bestuursleden tot management en het team, een beetje dichter te houden dan anders. Nauwer samenwerken, mekaar ervan verzekeren dat iedereen nog mee is, dat het goed gaat met de mensen. Maar goed, ik ben ook mààr voorzitter hè. Het is een wisselwerking tussen elke persoon binnen onze organisatie.”
De voorzitter zal niet rap haar eigen successen opnoemen, ze wijst telkens naar de samenwerking van de hele groep voor alles wat goed gaat binnen Fairtrade Belgium. Bescheiden, al moet ze toegeven dat ze wel trots voelt wanneer ze ergens in de wereld een Fairtrade-product vindt. “Als ik op reis ben en ik zie een product met ons label, dan kan ik mijn plezier niet wegsteken. Dan komt mijn voorzitterstrots naar boven”, lacht ze. “Of als vrienden of familie mij een foto sturen van hun Fairtrade-koffie, dan denk ik altijd ‘aah, we doen het toch wel goed’. Fantastisch om als voorzitter de impact van je organisatie te voelen”, glimlacht Trees Paelinck.
Auteur: Ines Van Impe
