Hoe kan je, ook vanuit je raad van bestuur, duurzaam en succesvol innoveren? Ons derde “Books and Boards event” vindt plaats bij de uitgeverij Lannoo in Tielt op 23 februari 2024. Françoise Chombar, bestuursvoorzitter bij chipsproducent Melexis, gaat er in dialoog met Jochanan Eynikel, businessfilosoof bij Etion en auteur van ‘Robot aan het Stuur’. Omar Mohout, partner bij Nova Reperta gaat er het gesprek aan met professor Joachim De Vos, CEO van Living Tomorrow en auteur van ‘Why innovation fails’.
Corporify is die dag onze eventpartner en dat is niet toevallig… In dit interview legt CEO Olivier Van Borsel ons hier uit hoe hun innovatieve legaltech-oplossingen om efficiënter en veiliger om te gaan met vennootschapsrechtelijke data het leven van het bestuur en het management op termijn veel gemakkelijker kunnen maken.
Als we het hier hebben over innovatie, technologie en AI dan leggen we toch meteen ook de link met ‘legaltech’, niet? Hoe zou je legaltech definiëren in relatie tot jullie bedrijf Corporify?
Wel, Corporify is een Belgische legaltech speler die zich vooral bezig houdt met “legal entity management’, ‘shareholder administration’ en ‘corporate housekeeping’. Legaltech betekent dan alles wat te maken heeft met het technologisch optimaliseren van juridische werkzaamheden. Dat kan gaan over contractenbeheer en vennootschapsbeheer tot het automatisch en intelligent ontwerpen van juridische documenten. Legaltech heeft een vijftal jaar geleden een boom gekend met de opkomst van SaaS-modellen en abonnementsformules, later nog verstrekt door de adoptie van de elektronische handtekening tijdens de Covid-epidemie.
Terwijl de markt voor legaltech bedrijven nog steeds meer matuur wordt, zien we dat deze specifieke software hier is om te blijven. Hij kan enkel nog in waarde toenemen, mede door de druk rond ESG, de bijkomende toegenomen rapporteringsverplichtingen en de constante nood om ook in de backoffice steeds efficiënter te werken. Uiteraard zal de recente opkomst van ‘generative AI’ daar ook nog een groot hefboomeffect op uitoefenen.
Op welke manier kan je technologie best afstemmen aan de informatiebehoefte van bestuurders?
Dat is een moeilijke. Je hebt bestuurders die heel veel weten over strategie en financiële bedrijfsvoering maar die nog te weinig praktijkervaring hebben om de technologische koers van een bedrijf te bepalen. Anderzijds heb je dan misschien jongere mensen die enorm goed zijn met technologie, maar te weinig ervaring op het vlak van bedrijfsvoering. Het is echter deze eerste categorie die beslist over de grote budgetten rond innovatie.
Ik durf hier pleiten dat een raad van bestuur desgevallend eerlijk moet durven bekennen dat ze op technologievlak soms wat achterop hinkt. Dat moet men een expert of adviseur durven aanstellen om de bestuurders te begeleiden en uit te leggen wat de impact van technologie kan zijn.
En het gaat snel. Aan de ene kant zien we de ganse ‘digitale en duurzame transformatie’ met het volledig omturnen van businessmodellen. Waardoor je je producten en services misschien helemaal anders aanpakt en vermarkt. Maar aan de andere kant zien we te vaak nog bedrijven die ‘in hun eigen backoffice’ niet helemaal meer mee zijn. Nochtans is ‘practice what you preach’ ook hier heel belangrijk. Als je claimt om hyper-digitaal te zijn maar tegelijk je belangrijkste bedrijfsdata nog op papier bijhoudt, dan mangelt er toch iets…
“Vreemd, je kan een bedrijf digitaal oprichten maar je blijft je aandeelhouderswijzigingen verder inschrijven in het papieren aandelenregister zoals je ook de bestuurdersbenoemingen schriftelijk dient neer te leggen bij de griffie?”
Olivier Van Borsel
Je refereert wellicht naar aandelenregisters op papier en allerlei lijstjes in Excel?
Inderdaad. Vandaag moeten bestuurders met steeds meer data rekening houden en daar dus ook in real time en online inzage in kunnen hebben. Want zij zijn het die ‘bestuurdersaansprakelijkheid’ kunnen oplopen. Ze hebben dus ook een actieve onderzoeksplicht naar allerlei interne en externe data. Dat beperkt zich volgens mij niet enkel tot financiële data maar alle bedrijfsdata in de ruime zin van het woord en ook hoe je hier als bedrijf diligent mee omgaat.
Bestaat er een manier om de Return on Investment (ROI) te meten voor organisaties die legaltech-oplossingen implementeren?
Je kan inderdaad proberen om de impact van die investering heel nauwgezet te gaan meten. Hoeveel dure werkuren spaar je dagelijks of wekelijks uit met de nieuwe toepassing? Maar dan heb je een goed systeem nodig voor time tracking en je medewerkers moeten dat ook willen invullen. Bovendien moet je dan alles in rekening nemen. Niet alleen de efficiëntiewinst door minder menselijke fouten maar denk ook aan de personeelsretentie zelf. Mensen die nog veel manueel, saai en repetitief administratief werk moeten doen dat eigenlijk geautomatiseerd kon worden zijn sneller geneigd het bedrijf te verlaten. De vervanging betekent dan weer een hele HR-kost. Denk maar aan recruiting fees, onboarding efforts, ramp up time en zo meer.
We moeten beseffen dat jonge mensen het vandaag gewoon zijn dat er voor alles een praktische tool bestaat. Repetitieve taken uitvoeren in ouderwetse omgevingen waar niet genoeg in technologie wordt geïnvesteerd is voor hen allesbehalve motiverend. En nogmaals, op juridisch en administratief vlak kunnen heel wat bedrijven nog een serieus tandje bijsteken…
“We hebben gemakkelijk de mond vol van ‘big data’, ‘data culture’ en ‘data literacy’. Anderzijds weten we dat nog te veel dataprojecten mislukken. Dat is bijzonder erg omdat performante AI volledig op de kwaliteit van accurate data vertrouwt.”
Olivier Van Borsel
Hoe draagt technologie bij aan het verbeteren van risicobeheer en naleving van regelgeving binnen een raad van bestuur?
In onze branche is er ook een belangrijke ‘risk component’. Want je moet er voor zorgen dat je je data ten allen tijde overzichtelijk op orde hebt en dat die niet op verschillende plaatsen verspreid zit. Of stel je voor dat veel essentiële juridisch-administratieve kennis over je vennootschappen bij één persoon gecentraliseerd zit en die medewerker verlaat plots het bedrijf. Dat risico wil je als bedrijf toch ten allen koste vermijden?
Hoe zeer mogen we nu al op die juridische technologie vertrouwen?
Dat varieert. Soms zie je dat mensen die nog nooit met checklists gewerkt hebben plots al hun data in een bepaalde technologie steken. Die vertrouwen daar dan blindelings op, terwijl anderen die gewoonlijk wel met checklists werken eerst zorgen dat er een grondige datacontrole plaatsvindt.
Het valt te voorzien dat er ook bij ons systemen gaan komen die je eigenlijk proactief gaan waarschuwen om tijdig bepaalde juridische stappen te zetten in functie van bepaalde wetgeving, verplichtingen of termijnen. Op een bepaald moment gaan we er ook dankzij AI op kunnen vertrouwen dat de technologie een bepaalde regel volledig juist interpreteert. De vraag is hoe snel de technologie wetswijzigingen kan opvolgen en hoe ‘slim’ deze bepaalde regels zal kunnen ‘interpreteren’.
Hoe is technologie tenslotte behulpzaam bij rapportering?
Technologie biedt zeker een voordeel op het vlak van rapportage. Maar het hangt natuurlijk af van het soort rapportering. Financiële rapportering is al lang geautomatiseerd. Met de generatieve AI is er nog veel groeimarge als we bijvoorbeeld grote datasets willen gebruiken voor het verwerken en samenvatten van grote stukken tekst.
“Ik doe hier een oproep aan het gezond verstand. Vind een goed evenwicht tussen de juiste datatechnologie en een goede risicobeheersing, wees tegelijk een beetje visionair en een beetje perfectionist.“
Olivier Van Borsel
Het is echt cruciaal dat je data juist zijn voor je er allerlei AI-toepassingen op los laat. Dat is iets waar wij bij Corporify constant op moeten hameren. We zien helaas nog heel veel ongestructureerde data passeren. Alles vertrekt vanuit juiste data en vandaar het belang van een goede datacultuur en een zekere datageletterdheid, ook in de raad van bestuur!
Dankjewel! Nog een laatste boodschap?
Laat ik hier afsluiten met twee boutades: ‘Herstel je dak als het mooi weer is’ en soms moet je durven ‘reculer pour mieux sauter’.
Auteur: Philip Verhaeghe
Fotograaf: Robert Smits
