Raden van bestuur van publieke organisatie kennen doorgaans een ruime bezetting. “Dat zie ik niet als een nadeel”, zegt bestuursvoorzitter Frank Beckx van Technopolis. “Wij lossen dat op door de raden voor te bereiden met een kleiner strategisch comité, waarin afgevaardigden zitten van de belangrijkste politieke strekkingen. Dat kan al richting geven aan de bespreking van de punten die nadien op de agenda worden gezet.”
Het doe-centrum voor wetenschap en technologie Technopolis bestaat dit jaar 25 jaar. Het opende in februari 2000 de deuren voor het grote publiek om op interactieve manier jongeren aan te moedigen om voor wetenschappelijke opleidingen te kiezen. Het voorbije jaar trok het 285.000 bezoekers naar het belevingscentrum in Mechelen.
Frank Beckx is sinds 2022 voorzitter van de 15-hoofdige raad van bestuur van Technopolis, nadat hij in 2015 tot de raad was toegetreden als onafhankelijk bestuurder. Hij volgde er voormalig Vlaams minister-president Luc Van den Brande op, Stéphane Berghmans is er al sinds het najaar van 2016 CEO.
Op 20 maart organiseert De Bestuurder een intervisie over stakeholdermanagement bij Technopolis. Schrijf je via deze link in voor dit event.
De Bestuurder: Hoe werd de raad van bestuur van Technopolis samengesteld?
Frank Beckx: De Vlaamse regering duidde acht vertegenwoordigers aan, onder wie de voorzitter. Daarnaast werden vier onafhankelijke bestuurders benoemd. Dat gebeurde na een open oproep, waarvoor zich tachtig personen kandidaat hadden gesteld. Daarnaast zetelt ook onze CEO Stéphane Berghmans in de raad. We hebben ook een regeringscommissaris. Ten slotte is ook een beleidsmedewerker van de afdeling Wetenschapsbeleid van de Vlaamse overheid toegevoegd als waarnemer.
De mandaten hebben een looptijd van zes jaar. Telkens worden eerst de vertegenwoordigers van de overheid aangeduid, dan de onafhankelijken. Een derde van de mandaten is dus voorbehouden voor onafhankelijke bestuurders.
De keuze van de onafhankelijke bestuurders gebeurde via een uitgebreid proces. Eerst werd een competentiematrix opgesteld, waaraan kandidaten moesten voldoen. Dat ging onder meer over sterk zijn in wetenschapscommunicatie, ervaring hebben in het bedrijfsleven, in het onderwijs of in financieel beheer. Belangrijk was ook dat kandidaten konden terugvallen op een netwerk, waarbinnen ze een ambassadeursrol voor Technopolis konden opnemen. Daarnaast keken we ook naar diversiteit.
Op de raad van bestuur worden ten slotte naast onze CEO ook de andere directieleden uitgenodigd. Zij kunnen dan bij punten die hen aanbelangen meteen toelichting geven. Het draagt ook bij tot de transparantie en een vlotte doorstroom van informatie. En voor of na de raad kan er worden bijgepraat. De directieleden hebben geen stemrecht.
Begin 2022 werd de raad voor de laatste keer opnieuw samengesteld. Daarbij werd het mandaat van een aantal bestuurders verlengd, waardoor een zekere mate van continuïteit gegarandeerd werd.
Kan er efficiënt en effectief worden bestuurd met zo’n ruime raad?
Frank Beckx: Ik zie een ruime raad niet per se als een nadeel. Belangrijk is dat we de vergadering voorbereiden met een strategisch comité, dat bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, twee bestuurders en de CEO. Het komt altijd twee weken voor de raad van bestuur samen en bespreekt al de belangrijkste zaken die op de agenda moeten komen. Dat helpt om richting te geven aan de besprekingen die daar moeten volgen.
Bij mogelijke spanningen zou je vooraf bilateraal overleg kunnen hebben, maar de bestuurders van de politieke strekkingen zitten daar niet om een partijbelang te verdedigen, maar om de belangen van de organisatie te behartigen. Het belang van Technopolis staat voorop. Gelukkig maar.
Hoe gebeurt de uiteindelijke onboarding van nieuwe bestuurders?
Frank Beckx: Zij worden ontvangen door de voorzitter van de raad van bestuur en de directie. Die geven hen informatie over de historiek van Technopolis, de uitdagingen en de opportuniteiten voor de toekomst en de governance en de manier van werken van de raad. Ze krijgen ook toelichting over het charter voor goed bestuur en toegang tot elektronisch beschikbare informatie via een SharePoint.
Hoe verloopt de raad van bestuur?
Frank Beckx: De bestuurders krijgen de informatie en de documenten ter beslissing altijd een week op voorhand. Tijdens de vergadering zorgt de voorzitter voor de inleiding van een agendapunt. Daarna is er ruimte voor participatie, waarbij iedereen aan bod komt. De bestuurders krijgen het woord in de volgorde waarin ze hun hand opsteken. Daarna volgt gebundeld een antwoord en vat de voorzitter de beslissing samen, die in het verslag wordt opgenomen. De besluitvorming gebeurt altijd heel collegiaal.
We beperken onze raden van bestuur tot 2u, waardoor een consequent agendabeheer en een goede tijdsbewaking belangrijk zijn.
Stéphane Berghmans: Het is ook nuttig dat er in de raad van bestuur vertegenwoordigers zitten van de verschillende politieke strekkingen. Zij vertegenwoordigen de maatschappelijke visie.
Hoe gebeurt de agendasetting?
Frank Beckx: Het strategisch comité bepaalt de agenda op voorstel van de voorzitter en de CEO. Daar hoort altijd de financiële opvolging bij met een rapportering vanuit het auditcomité. Maar daarnaast is er ook steeds de ruimte voor een creatief thema, bijvoorbeeld over een tentoonstelling of nieuwe expo die we witten opzetten, een nieuw partnership of een agendapunt vanuit de afdeling marketing en communicatie.
Telt de raad van bestuur ook comités?
Stéphane Berghmans: We hebben een wetenschappelijk comité met onder anderen professoren uit verschillende universiteiten, mensen uit de bedrijfswereld en ook leden van de raad van bestuur. Daarnaast heeft Technopolis ook een auditcomité, waarin naast bestuurders ook een externe zetelt. Zowel voor het wetenschappelijk comité als het auditcomité kunnen we ook experten kiezen zijn die zich kandidaat had gesteld om bestuurder te worden, maar die niet geselecteerd werden.
Hoe belangrijk is innovatie?
Stéphane Berghmans: Innovatie zit in ons DNA. Het is ook opgenomen in de KPI’s die we met de overheid hebben afgesproken.
Wij zoeken steeds naar nieuwe manieren om onze doelgroep aan te spreken en proberen dan ook een steeds vernieuwend aanbod te bieden. Zo kijken we bijvoorbeeld naar artificiële intelligentie, maar ook naar nieuwe manieren van werken.
En ESG?
Stéphane Berghmans: Dat proberen we toe te passen. We hebben een voorbeeldrol in de maatschappij. Zo bekijken we voor het milieuluik onder meer hoe we ons gebouw kunnen verduurzamen. We deden ook een energie-audit. Op het sociale vlak hebben we al een heel diverse samenstelling. Bij onze tachtig werknemers hebben we heel diverse profielen.
Zijn er veel overlegmomenten tussen de voorzitter van de raad van bestuur en de CEO?
Stéphane Berghmans: We zien elkaar telkens als voorbereiding op een strategisch comité en tussendoor hebben ad hoc contact via telefoon of mail. Die samenwerking verloopt prima.
Auteur: Johan Van Geyte
