Nieuw: Book & Boards Event op 25/11 • Bekijk de sprekers

Nieuw: Book & Boards Event op 25/11 
Bekijk de sprekers

Nieuw: Book & Boards Event op 25/11 • Bekijk de sprekers

  • Home
  • >
  • Nieuws
  • >
  • Verantwoord bestuur in handelsrelaties

Verantwoord bestuur in handelsrelaties

Januari: de maand van de goede voornemens en hier en daar een nieuwjaarsgeschenk… Maar wanneer wordt een klein relatiegeschenk een te duur cadeau dat u niet zomaar mag geven of aannemen? Wanneer wordt zoiets (een poging tot ) omkoping? Wat zijn, ook in 2023, goede bestuurlijke regels en afspraken om verantwoord om te gaan met relatiegeschenken?

Nicolas Coomans van GUBERNA geeft bestuurders, managers en compliance officers hierbij een praktisch overzicht met tien actiepunten.

Relevante kwestie

Deze vraag heeft wel degelijk zijn belang. Bij GUBERNA kennen we verschillende voorbeelden van bedrijfsleiders en bestuurders die recent door hun aandeelhouders ter verantwoording geroepen werden voor een of ander illegaal of onethisch gedrag. We stellen ons ook vragen bij #Qatargate, het omkopingsschandaal dat onlangs het Europees Parlement trof.

Of we denken terug aan de EY EMEIA Board barometer van vorig jaar: 59% van de respondenten beschouwen ethische vraagstukken en de bijhorende risico’s wel degeijk als een belangrijke prioriteit voor de raad van bestuur.

Strafrechtelijke materie

Het aanvaarden van (te) dure geschenken of smeergeld kan in geval van bewezen fraude leiden tot een gerechtelijke vervolging We hebben het hier dus over een strafrechtelijke materie. Het gaat dan ofwel om private omkoping (het willen beïnvloeden van een leidinggevende in een privé organisatie) of om openbare omkoping jegens ambtenaren. Bovendien hebben beide vormen twee varianten: actieve omkoping (het voorstel of het aanbod) en passieve omkoping (de vraag of de aanvaarding). Op detailniveau ontmoeten we bovendien in de verschillende landen een complexe regelgeving . Het goed geregeld krijgen van de relatiegeschenken en aanverwante aangelegenheden verdient het dus een aandachtspunt te zijn.

Bedrijven aan zet

Een onderneming moet voor deze praktijken een duidelijk preventiebeleid met compliance-programma’s invoeren. Alleen zo kan u het risico op malversaties, reputatieverlies, bedrijfsschade of eventuele rechtszaken maximaal beperken.

Maar er bestaat ook zoiets als de “menselijke factor” Bijgevolg zijn regels en procedures pas effectief als de betrokkenen de juiste normen kennen en naleven. De “compliance inspanning” reikt daarom best verder dan enkel de rigoureuze naleving van de wettelijke bepalingen. De bedrijfsleiding en de raad van bestuur hebben vooral de opdracht om de juiste ethische bedrijfscultuur in de organisatie aan te moedigen.

Vervolgens houdt u dit specifiek beleid voor meer compliance “levend” onder medewerkers en leidinggevenden. Concentreer u op het expliciteren van cultuur en waarden in de organisatie. Beperk u niet tot het controleren van de  aangeleerde regeltjes en het herkennen van de risico’s .

“Mensen houden zich niet aan de wet, ze houden zich aan wat ze denken dat de wet is.”

Nicolas Coomans

10 actiepunten

Laten we de mogelijke stappen tot slot eens duidelijk opsommen:

  1. Bepaal als onderneming zelf welke  soorten geschenken of giften er mogelijk zijn  en wat er mee moet of mag gebeuren.
  • Zorg dat “rode vlaggen” met betrekking tot niet-conform of onethisch gedrag altijd snel herkend en aangepakt kunnen worden. Dat vergt enig toezicht. Anders verglijden giften al snel tot smeergeld.
  • Integreer duurzaamheid en ethiek ten volle in het risicobeheer.
  • Organiseer regelmatig interne opleidingen, trainingen of infosessies via verschillende communicatiekanalen. Breid die ook uit naar externe belanghebbenden zoals leveranciers.
  • Organiseer hierover een transparante en systematische rapportering naar het management en de raad van bestuur.
  • Selecteer bestuurders  mee op basis van hun integriteit en ethische attitude. Want ethisch gedrag moet in de functionering van de raad van bestuur zelf ingebakken zitten.
  • Laat de raad van bestuur “de toon aan de top” zetten: Bestuurders tonen hun betrokkenheid door het goede voorbeeld te geven en zelf de gewenste cultuur te belichamen. Zo zorgen ze ervoor dat deze zich op alle niveaus van het bedrijf kan verankeren.
  • Houd de raad goed op de hoogte van de acties en initiatieven die het management op ethisch gebied onderneemt. Als de raad over de juiste kennis en attitudes beschikt kan hij hierover vanuit zijn toezichts- en controlerol de relevante vragen stellen.
  • Volg steeds de correcte procedure voor  de bespreking van mogelijke belangenconflicten in de raad.
  1. Breng steeds ethische bezwaren of overwegingen in rekening bij de bespreking van raadsbesluiten  

Goed voornemen

Misschien is een nieuw jaar een prima aanleiding om uw beleid daarover eens duidelijk op punt te stellen en de efficientie van uw controles te evalueren? Zijn er bijvoorbeeld nog grijze zones die u moet opklaren?

Veel succes!

Deze bijdrage is gebaseerd op een recent rondetafelgesprek van GUBERNA en ICC Belgium, de Belgische afdeling van de Internationale Kamer van Koophandel.

Een reactie achterlaten

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deel dit artikel met je netwerk

Abonneer je en krijg:

Nieuwsbrief

Krijg een melding bij nieuwe publicaties

Kom naar Books & Boards op 25/11

De Bestuurder en Lannoo Campus lanceren een unieke samenwerking. Met een tweejaarlijks event brengen we auteurs en bestuurders samen om over actuele uitdagingen en strategische topics te reflecteren.

Sprekers:

  • Conny Vandendriessche
  • Herman Daems
  • Lieve Creten
  • Luc Van Milders

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

En blijf in real time op de hoogte!

Meer dan 1000+ professionals schreven zich reeds in