De algemene vergadering speelt een essentiële rol in de governance van een vennootschap en zorgt voor een goede uitwisseling van informatie, controle en strategische richting. In dit artikel zet Margo Osier van het Verbond van Belgische Ondernemingen vijf tips op een rij om uw algemene vergadering optimaal te laten verlopen.
Voor veel vennootschapen met een boekjaar van 1 januari tot 31 december moet de jaarlijkse algemene vergadering binnen zes maanden na het jaareinde plaatsvinden. Daarom vindt het gros van de vergaderingen traditioneel plaats in april, mei en juni. Met het seizoen van de algemene vergaderingen in aantocht, delen we graag onze tips en tricksvoor een goede voorbereiding van dit belangrijke moment voor zowel vennootschap als aandeelhouder.
1. Zorg voor een tijdige oproeping
De oproeping voor de algemene vergadering moet tijdig en correct worden verstuurd. Voor de meeste vennootschapen geldt een oproepingstermijn van 15 kalenderdagen, terwijl beursgenoteerde vennootschapen hun aandeelhouders minstens 30 kalenderdagen op voorhand moeten informeren.
Zorg er daarnaast ook voor dat aandeelhouders op de hoogte zijn van eventuele registratieformaliteiten die vooraf moeten worden vervuld.
2. Stel een duidelijke agenda op
Naast datum, tijd en locatie moet de oproeping ook de agenda en ondersteunende documentatie bevatten.
Een goed gestructureerde agenda is cruciaal voor een succesvolle vergadering. Leg ruim op voorhand vast welke onderwerpen moeten worden besproken en hoeveel tijd u aan elk punt wil besteden. Zorg dat alle relevante documentatie tijdig beschikbaar is, zodat aandeelhouders zich goed kunnen voorbereiden en inhoudelijke discussies vlot kunnen verlopen.
“Geen goede governance zonder goed voorbereide algemene vergadering.“
3. Online, hybride of toch fysiek?
Wettelijk gezien kunnen vennootschapen vandaag kiezen tussen een fysieke, online of hybride vergadering.
Online en hybride vergaderingen bieden flexibiliteit en zorgen ervoor dat alle aandeelhouders, ook de kleinere, makkelijk de uiteenzettingen kunnen volgen, vragen kunnen stellen en hun stem kunnen uitbrengen. Zo kan bv. het livestreamen van de vergadering, in combinatie met de mogelijkheid tot voorafgaand schriftelijk vragen stellen en stemmen, een effectieve hybride optie zijn.Online en hybride vergaderingen organiseren vraagt wel om een doordachte technologische en praktische aanpak, met de juiste software, beveiliging en technische ondersteuning.
Een fysieke bijeenkomst kan dan weer de betrokkenheid van aandeelhouders versterken en kan uitermate geschikt zijn bij belangrijke beslissingen of aankondigingen.
De keuze voor een online, hybride of fysieke vergadering moet vooral goed worden afgestemd op de samenstelling van het aandeelhouderschap en de besprekingen en beslissingen die op de agenda staan.
4. Anticipeer op moeilijke of gevoelige vragen
Aandeelhouders hebben het recht om vragen te stellen over de agendapunten, zowel vooraf als tijdens de vergadering. Dat kunnen kritische of gevoelige vragen zijn. Zorg dat het bestuur goed voorbereid is en antwoorden onderbouwd en transparant kan formuleren. Correcte en duidelijke communicatie versterkt het vertrouwen van aandeelhouders en draagt bij tot een constructieve dialoog.
5. Leg besprekingen en beslissingen nauwkeurig vast in notulen
Het opstellen van accurate notulen is cruciaal voor het vastleggen van de besprekingen en besluiten tijdens de vergadering. Idealiter worden de belangrijkste punten al aan het einde mondeling of schriftelijk samengevat en kunnen deelnemers correcties voorstellen. Daarna moeten de notulen naar alle aandeelhouders worden gestuurd, zodat ze een duidelijk overzicht krijgen van de genomen besluiten en actiepunten correct en vlot kunnen worden opgevolgd.
Auteur:
Margo Osier is Adjunct Adviseur bij de afdeling Recht & Onderneming.
Contactgegevens : +32 478 60 27 62 of [email protected]
