Januari: de maand van de goede voornemens en hier en daar een nieuwjaarsgeschenk… Maar wanneer wordt een klein relatiegeschenk een te duur cadeau dat u niet zomaar mag geven of aannemen? Wanneer wordt zoiets (een poging tot ) omkoping? Wat zijn, ook in 2023, goede bestuurlijke regels en afspraken om verantwoord om te gaan met relatiegeschenken?
Nicolas Coomans van GUBERNA geeft bestuurders, managers en compliance officers hierbij een praktisch overzicht met tien actiepunten.
Relevante kwestie
Deze vraag heeft wel degelijk zijn belang. Bij GUBERNA kennen we verschillende voorbeelden van bedrijfsleiders en bestuurders die recent door hun aandeelhouders ter verantwoording geroepen werden voor een of ander illegaal of onethisch gedrag. We stellen ons ook vragen bij #Qatargate, het omkopingsschandaal dat onlangs het Europees Parlement trof.
Of we denken terug aan de EY EMEIA Board barometer van vorig jaar: 59% van de respondenten beschouwen ethische vraagstukken en de bijhorende risico’s wel degeijk als een belangrijke prioriteit voor de raad van bestuur.
Strafrechtelijke materie
Het aanvaarden van (te) dure geschenken of smeergeld kan in geval van bewezen fraude leiden tot een gerechtelijke vervolging We hebben het hier dus over een strafrechtelijke materie. Het gaat dan ofwel om private omkoping (het willen beïnvloeden van een leidinggevende in een privé organisatie) of om openbare omkoping jegens ambtenaren. Bovendien hebben beide vormen twee varianten: actieve omkoping (het voorstel of het aanbod) en passieve omkoping (de vraag of de aanvaarding). Op detailniveau ontmoeten we bovendien in de verschillende landen een complexe regelgeving . Het goed geregeld krijgen van de relatiegeschenken en aanverwante aangelegenheden verdient het dus een aandachtspunt te zijn.
Bedrijven aan zet
Een onderneming moet voor deze praktijken een duidelijk preventiebeleid met compliance-programma’s invoeren. Alleen zo kan u het risico op malversaties, reputatieverlies, bedrijfsschade of eventuele rechtszaken maximaal beperken.
Maar er bestaat ook zoiets als de “menselijke factor” Bijgevolg zijn regels en procedures pas effectief als de betrokkenen de juiste normen kennen en naleven. De “compliance inspanning” reikt daarom best verder dan enkel de rigoureuze naleving van de wettelijke bepalingen. De bedrijfsleiding en de raad van bestuur hebben vooral de opdracht om de juiste ethische bedrijfscultuur in de organisatie aan te moedigen.
Vervolgens houdt u dit specifiek beleid voor meer compliance “levend” onder medewerkers en leidinggevenden. Concentreer u op het expliciteren van cultuur en waarden in de organisatie. Beperk u niet tot het controleren van de aangeleerde regeltjes en het herkennen van de risico’s .
“Mensen houden zich niet aan de wet, ze houden zich aan wat ze denken dat de wet is.”
Nicolas Coomans
10 actiepunten
Laten we de mogelijke stappen tot slot eens duidelijk opsommen:
- Bepaal als onderneming zelf welke soorten geschenken of giften er mogelijk zijn en wat er mee moet of mag gebeuren.
- Zorg dat “rode vlaggen” met betrekking tot niet-conform of onethisch gedrag altijd snel herkend en aangepakt kunnen worden. Dat vergt enig toezicht. Anders verglijden giften al snel tot smeergeld.
- Integreer duurzaamheid en ethiek ten volle in het risicobeheer.
- Organiseer regelmatig interne opleidingen, trainingen of infosessies via verschillende communicatiekanalen. Breid die ook uit naar externe belanghebbenden zoals leveranciers.
- Organiseer hierover een transparante en systematische rapportering naar het management en de raad van bestuur.
- Selecteer bestuurders mee op basis van hun integriteit en ethische attitude. Want ethisch gedrag moet in de functionering van de raad van bestuur zelf ingebakken zitten.
- Laat de raad van bestuur “de toon aan de top” zetten: Bestuurders tonen hun betrokkenheid door het goede voorbeeld te geven en zelf de gewenste cultuur te belichamen. Zo zorgen ze ervoor dat deze zich op alle niveaus van het bedrijf kan verankeren.
- Houd de raad goed op de hoogte van de acties en initiatieven die het management op ethisch gebied onderneemt. Als de raad over de juiste kennis en attitudes beschikt kan hij hierover vanuit zijn toezichts- en controlerol de relevante vragen stellen.
- Volg steeds de correcte procedure voor de bespreking van mogelijke belangenconflicten in de raad.
- Breng steeds ethische bezwaren of overwegingen in rekening bij de bespreking van raadsbesluiten
Goed voornemen
Misschien is een nieuw jaar een prima aanleiding om uw beleid daarover eens duidelijk op punt te stellen en de efficientie van uw controles te evalueren? Zijn er bijvoorbeeld nog grijze zones die u moet opklaren?
Veel succes!
Deze bijdrage is gebaseerd op een recent rondetafelgesprek van GUBERNA en ICC Belgium, de Belgische afdeling van de Internationale Kamer van Koophandel.
