Wat doet u wanneer de fiscus bij u op bezoek komt? Of het nu in het kader van een controle ter plaatse in de vorm van een boekenonderzoek of in het kader van een fiscale visitatie is, een bezoek van de fiscus kan de nodige stress met zich meebrengen. Met deze 11 praktische tips bent u voorbereid op een fiscale controle. En wat verandert het Paasakkoord voor fiscale controles?
1. Hou belangrijke contactnummers bij de hand
Spreek met uw accountant, adviseur of advocaat over het mogelijke risico op een controle. Spelen er in uw onderneming risicofactoren die ervoor zouden zorgen dat u makkelijker een controle kan verwachten en een (onaangekondigd) bezoek kan verwachten van de fiscus? Hou het nummer van uw accountant, adviseur of advocaat bij de hand voor het geval een controle zich voordoet.
In geval van controle belt u best meteen naar uw accountant, adviseur of advocaat. Vraag aan de fiscus om even in een aparte ruimte te wachten totdat uw raadgever aanwezig is. In geval van aanwezigheid van verschillende ambtenaren (meer dan twee) of bij een grotere onderneming, zijn bij voorkeur meerdere raadgevers aanwezig.
2. Informeer en responsabiliseer uw personeel
Een controle wordt niet altijd aangekondigd. Belangrijk is dat uw personeel weet hoe te handelen als de fiscus zich aanmeldt op de maatschappelijke zetel en/of privéwoning. Maak duidelijke afspraken met uw personeel en zorg dat deze neergeschreven zijn in een arbeidsovereenkomst of -reglement.
Zo is het bijvoorbeeld van belang om te verduidelijken of het personeel de onderneming al dan niet mag vertegenwoordigen bij een fiscale controle.
3. Fiscale visitatie kan enkel met toestemming en deze kan ingetrokken worden
Het Hof van Cassatie verduidelijkte recent dat een visitatie enkel kan plaatsvinden met toestemming van de belastingplichtige of de gevolmachtigde van de belastingplichtige. Bij een vennootschap zal de bestuurder dus toestemming moeten geven. Andere personen dan de bestuurder kunnen enkel geldige toestemming verlenen als zij in het bezit zijn van een schriftelijke volmacht.
De fiscus kan de toegang niet afdwingen. Echter, elke belastingplichtige heeft een meewerkingsplicht. Ingeval u de toegang weigert, stelt u zich bloot aan boetes wegens niet-medewerking (zie Tip n° 10).
Uit recente rechtspraak van het Hof van Cassatie blijkt bovendien dat de belastingplichtige tijdens de visitatie zijn toestemming op elk moment kan intrekken. Maak hierbij wel de afweging: u stelt zich op die manier bloot aan boetes wegens niet-medewerking en dit zal evenmin sympathiek overkomen ten aanzien van de fiscus, zodat u hier best voorzichtig mee omspringt.
Wanneer u toch besluit om de toestemming in te trekken, zorg dan dat deze intrekking en de reden van intrekking gedocumenteerd worden in het proces-verbaal.
4. Zorg voor administratieve en digitale hygiëne
Tijdens een fiscale controle op de bedrijfszetel zou de fiscus kunnen vragen om een kopie te mogen nemen van de digitale bestanden van uw bedrijfscomputer (zoals de mailbox). Dit is enkel toegelaten mits toestemming en assistentie (lees: bijstand) van de belastingplichtige. Uit de wet blijkt dat enkel fiscaal relevante bestanden (i.e. bestanden die nodig zijn om de belastingheffing te bepalen) ingekeken en gekopieerd mogen worden. Fiscaal niet relevante bestanden zijn e-mails die buiten de toepasselijke onderzoeksperiode vallen, e-mails die verstuurd of ontvangen zijn vanuit de hoedanigheid van een andere belastingplichtige (bv. een groepsvennootschap) of privé e-mails. De fiscus kan evenmin bestanden die vallen onder het beroepsgeheim (bv. communicatie tussen een advocaat, accountant-lid van het ITAA of bedrijfsrevisor en zijn cliënt) inkijken of kopiëren.
In principe dienen bovenvermelde bestanden uit de kopiename gehouden te worden, tijdens de fiscale controle. In de praktijk kan het echter mogelijk zijn dat de niet relevante en vertrouwelijke bestanden volledig vermengd zijn met de fiscaal relevante bestanden. Probeer deze vermenging zoveel als mogelijk te vermijden door aparte folders in de mailbox en op de server te voorzien. Zo kan u bijvoorbeeld één folder per jaar maken, met daarin subfolders voor de verschillende entiteiten waar u bestuurder van bent en met een aparte map voor de vertrouwelijke correspondentie.
5. De onderzoekstermijnen bij een fiscale controle
Samengevat bestaan er twee belangrijke aanslagtermijnen: de (gewone) driejarige termijn en de (buitengewone) zevenjarige termijn in geval van fraude. In de inkomstenbelastingen kan de fiscus enkel controle voeren binnen de zevenjarige termijn mits voorafgaande kennisgeving van fraude aan de belastingplichtige voorafgaand aan de onderzoekshandeling dien men stelt (bv. voorafgaand aan de start van het boekenonderzoek, de fiscale visitatie,..). In de BTW is dergelijke voorafgaande kennisgeving volgens bepaalde rechtspraak niet nodig voorafgaand aan de onderzoekshandeling zelf, doch enkel voor de btw-navordering. Voor aanslagjaar 2023 geldt voorlopig nog de nieuwe controle- en aanslagtermijn van vier jaar in geval van niet-aangifte of laattijdige aangifte en tien jaar ingeval van fraude. Voor semi-complexe aangiftes, met internationale aspecten, zijn de onderzoeks- en aanslagtermijnen zes jaar. Voor complexe aangiftes, zoals hybride mismatches en juridische contructies gelden de termijnen van tien jaar. Uit het Paasakkoord blijkt dat fraudetermijn terug verkort zal worden en dat dit retroactief zal gebeuren zodat de vorige termijn (7 jaar) terug geldt Het semi- en complex onderscheid zal worden afgeschaft. Beide categoriën zullen onder één gezamelijke noemer vallen, complexe aangiftes, waarvoor de termijn van vier jaar zal gelden. De termijn van vier jaar in geval van niet-aangifte of laattijdige zal wel behouden blijven.
6. Stel vragen bij aanvang van de controle
Wat uw rechten en plichten zijn als belastingplichtige, hangt ten eerste af van de vraag op welke belasting de controle betrekking heeft en welke onderzoekshandeling gesteld wordt. Een controle kan bovendien enkel plaatsvinden binnen de wettelijke onderzoekstermijnen.
Vraag daarom of de controle betrekking heeft op de inkomstenbelastingen of btw, of het gaat om een boekenonderzoek of fiscale visitatie en op welke periode de controle betrekking heeft.
Vraag ten slotte naar het aanstellingsbewijs van de controlerende ambtenaren en registreer de gegevens die daarop vermeld staan.
7. Ken het verschil tussen een boekenonderzoek en fiscale visitatie
Bij een boekenonderzoek dient de belastingplichtige alle boeken en bescheiden (i.e. de boekhouding) voor te leggen aan de fiscus (art. 315, 315bis WIB92 en 61, §1 WBTW). Bij een fiscale visitatie dient de belastingplichtige vrije toegang te verlenen tot de beroepslokalen (art. 319, lid 1 WIB92 en 63, lid 1, 1° WBTW). Een fiscale visitatie gaat verder dan een boekenonderzoek, aangezien de fiscus in dat kader niet alleen de in de lokalen aanwezige boeken en bescheiden kan controleren, maar bijvoorbeeld ook de aanwezige goederen en koopwaren en de aard van de beroepswerkzaamheid en daarvoor aangestelde personeel.
Beide onderzoekshandelingen zijn strikt te onderscheiden van elkaar. Indien u als bestuurder toestemming verleent voor een boekenonderzoek, dan impliceert dat niet automatisch dat u ook toestemming verleent voor een fiscale visitatie.
8. Volg mee wat de fiscus doet tijdens de fiscale controle, in het bijzonder tijdens een fiscale visitatie
De fiscus kan op grond van het zgn. ‘retentierecht’ de boeken en bescheiden die overeenkomstig artikel 315 WIB92 (het boekenonderzoek) moeten worden voorgelegd, meenemen. Het retentierecht geldt enkel voor de boeken en bescheiden m.b.t. jaren die zijn afgesloten. De fiscus kan toepassing maken van zijn retentierecht tijdens een boekenonderzoek en tijdens een fiscale visitatie.
Maak een eigen lijst van de documenten die de fiscus inkijkt en/of meeneemt. Na afloop van de visitatie vergelijkt u die lijst met de lijst van de fiscus die in het proces-verbaal van retentie is opgenomen.
Indien er mondelinge verklaringen worden afgelegd, dan noteert u/uw raadsman deze verklaringen zodat deze vergeleken kunnen worden met het proces-verbaal van verklaringen.
Ten slotte werd onder Tip n° 3 reeds vermeld dat een belastingplichtige volgens het Hof van Cassatie de toestemming kan intrekken tijdens de visitatie. Ook om die reden is het van belang dat u of uw raadsman op de hoogte is van hoe de visitatie verloopt, door de handelingen van de fiscus vanop een afstand te volgen.
9. Controle in de privéwoning? Controleer de machtiging!
Zodra de fiscus een woning of bewoond lokaal wil binnenkomen om daar een fiscale visitatie uit te voeren, dient de fiscus in het bezit te zijn van een machtiging van de politierechter (art. 319, lid 2 WIB92 en 63, lid 3 WBTW). De machtiging moet motiveren waarom de huisvisitatie noodzakelijk is, voor welke woning en aan welke ambtenaren de machtiging verleend wordt en in het kader van welk onderzoek (vennootschapsbelasting of btw) de huisvisitatie zal plaatsvinden.
Deze verplichting geldt ook voor ‘gemengde’ ruimtes (bv. een inkomhal en bureau die deels privé en deels professioneel worden gebruikt) en van zodra de fiscus wist of behoorde te weten dat het gebouw bewoond wordt.
Is de maatschappelijke zetel van uw bedrijf gevestigd op uw domicilieadres? Dan bestaat er een grotere kans op een visitatie in de privéwoning. Wees hierop voorbereid!
10. Processen-verbaal: hou er de aandacht bij
Meestal worden er naar aanleiding van een fiscale visitatie drie soorten processen-verbaal opgesteld: een proces-verbaal van vaststellingen, een proces-verbaal van verklaringen en een proces-verbaal van retentie. De eerste heeft betrekking op de algemene vaststellingen tijdens de visitatie, de tweede op verklaringen die werden afgenomen van u en/of personeelsleden en de derde op de boekhoudkundige stukken die de fiscus meeneemt.
De processen-verbaal worden op het einde van de controle ter ondertekening aan de bestuurder (of de gevolmachtigde) voorgelegd. Alles wat in een proces-verbaal is opgenomen heeft bijzondere bewijswaarde (bewijs tot het tegendeel). Lees daarom de processen-verbaal zeer grondig na en vergelijk deze met uw eigen aantekeningen en de aantekeningen van uw raadgever. Deel uw opmerkingen mee aan de fiscus en zorg ervoor dat u deze neerschrijft in het proces-verbaal. U kan ook beslissen om het proces-verbaal niet te ondertekenen indien u niet akkoord zou gaan met de inhoud ervan.
11. Boetes of (voorlopig nog) dwangsom bij niet-medewerking
Bij niet-medewerking kan de fiscus administratieve boetes opleggen. In de inkomstenbelastingen variëren deze boetes van 50 EUR tot 1.250 EUR of, bij aanwezigheid van bedrieglijk opzet, van 250 EUR tot 500.000 EUR. In de BTW kan een boete van 1.000 EUR opgelegd worden bij niet-medewerking aan een boekenonderzoek, digitale kopiename of visitatie.
Ten slotte kan de fiscus onder de huidige stand van de wetgeving ook aan een rechter verzoeken dat een dwangsom wordt opgelegd bij niet-medewerking aan een controlemaatregel. Onder de nieuwe regering zal deze maatregel mogelijks worden afgeschaft.
Auteurs
Charlotte Lardenoit, advocaat-vennoot bij Sansen International Tax Lawyers
Eva Nackaerts, advocaat bij Sansen International Tax Lawyers
